Система за заявки

1. Обща информация

1.1. Разработка на уеб базирана система за управление на вътрешни заявки за стоки.

1.2. Системата ще обслужва комплекс от два хотела.

1.3. Целта е дигитализиране на процеса по заявяване, одобрение и анализ на доставки.

2. Обекти

2.1. Хотел 1

2.2. Хотел 2

2.3. Продуктите и доставчиците са глобални за двата хотела.

3. Типове отдели

3.1. Първоначални типове:

    -Кухня

    -Бар

    -Хотелско домакинство

3.2. Администраторът може да добавя нови типове:

    -Техническа служба

    -Рецепция

    -Склад

    -SPA

    -Други

4. Отдели (подобекти)

4.1. Всеки отдел принадлежи към:

    -Конкретен хотел

    -Конкретен тип отдел

4.2. Примери:

    -Бар Лоби – Хотел 1

    -Кухня – Хотел 2

5. Потребителски роли

5.1. User (служител)

    -Създава заявки

    -Вижда само своите заявки

    -Вижда само позволените му артикули

5.2. Approver (одобряващ)

    -Вижда всички заявки

    -Редактира заявки

    -Одобрява заявки

    -Филтрира по:

    -Период

    -Хотел

    -Отдел

    -Продукт

5.3. Administrator

    -Управлява потребители

    -Управлява хотели

    -Управлява отдели

    -Управлява категории

    -Управлява продукти

    -Управлява доставчици

    -Назначава роли

    -Дава права за редакция

6. Продукти

6.1. Продуктите са глобални.

6.2. Всеки продукт:

    -Принадлежи към категория

    -Може да има няколко доставчика

6.3. Категории:

    -Храни

    -Напитки

    -Хотелско домакинство

    -Технически материали

7. Доставчици

7.1. Доставчиците са глобални.

7.2. Един продукт може да има повече от един доставчик.

7.3. При създаване на заявка се избира:

    -Продукт

    -Конкретен доставчик

8. Мерни единици и конверсия

8.1. Всеки продукт има:

    -Основна мерна единица (кг, литър, брой и др.)

8.2. Позволени са разфасовки:

    -Бутилка 1 л → 1 л

    -Бутилка 0.7 л → 0.7 л

    -Кашон 12 бутилки 1 л → 12 л

8.3. В справките количествата се сумират в основната мерна единица.

9. Подаване на заявка

9.1. Процес:

1. Създаване на заявка

2. Добавяне на продукти

3. Избор на доставчик

4. Въвеждане на количество

5. Изпращане

9.2. Всяка заявка има:

    -Уникален номер (напр. 2026-00001)

    -Статус: pending

10. Одобрение

10.1. Одобряващият може:

    -Да редактира количества

    -Да редактира доставчици

    -Да одобрява заявки

10.2. След одобрение:

    -Статус → approved

    -Генериране на файл

    -Изпращане на имейл

11. Справки и анализи

11.1. Филтриране по:

    -Период

    -Хотел

    -Отдел

    -Продукт

    -Доставчик

    -Служител

11.2. Количествени справки:

    -Общо заявено количество по продукт

11.3. Експорт:

CSV

XLSX

PDF

12. Управление на права

12.1. Администраторът може:

    -Да определя кой създава продукти

    -Да определя кой редактира продукти

    -Да добавя доставчици

    -Да редактира цени

    -Да ограничава продуктите по отдел

13. Имейл нотификации

13.1. При изпращане → имейл до одобряващия

13.2. При одобрение → имейл с прикачен файл

14. Допълнителни изисквания

14.1. Responsive дизайн

14.2. Лог на действията

14.3. Деактивиране на:

    -Продукт

    -Доставчик

    -Потребител

14.4. Сигурна система за вход

15. Обем на системата

2 хотела

5–6 служители

1 одобряващ

1 администратор

~200 продукта

Множество доставчици

Управление на цени

Конверсия на мерни единици

Многостепенна филтрация

Справочен модул